Skupština GmbH u inostranstvu: da li je mjesto prihvatljivo?

Prema § 36 st. 1 GmbHG austrijska GmbH može održati skupštinu na drugom mjestu ako je to predviđeno društvenim ugovorom. Ako takva odredba ne postoji, sjedište društva ostaje zakonska početna tačka. Mjesto u inostranstvu zato treba provjeriti zajedno s društvenim ugovorom, pozivom i konkretnim opterećenjem članova.

Samo mjesto ne odlučuje o važenju odluke. Važni su jasan i pravovremen poziv, stvarna mogućnost učešća, ostvarivanje prava glasa, dnevni red i dokumentovanje postupka. OGH traži da se pri izboru mjesta i vremena uzmu u obzir interesi članova.

Društveni ugovor daje početnu osnovu za mjesto

§ 36 st. 1 GmbHG određuje sjedište društva kao zakonsko mjesto skupštine, ali dopušta da društveni ugovor odredi drugo mjesto. Najprije treba pročitati važeći društveni ugovor, uključujući kasnije izmjene. Ranija praksa ne zamjenjuje ugovorenu odredbu o mjestu.

Tumačenje ugovora uređuje § 914 ABGB. Treba utvrditi namjeru ugovornih strana i značenje koje bi odredbi dale razumne strane u poštenom prometu. Ako odredba ostane nejasna, § 915 može biti važan. Društveni ugovor treba čitati u cjelini, zajedno s pravilima o pozivu, učešću i zastupanju.

Prihvatljivost zavisi od okolnosti konkretnog termina

Ugovoreno drugo mjesto ipak se mora koristiti uz poštovanje interesa članova. Treba razmotriti udaljenost, vrijeme putovanja, troškove, uslove ulaska, izabrani termin i lične okolnosti članova. Mogućnost djelotvornog zastupanja može uticati na praktično opterećenje.

OGH ovaj pristup sažima u RS0059692. Skupštinu ne treba zakazati u vrijeme kada je poznato da članovi neće biti prisutni. Obaveza da se pri izboru mjesta i vremena uzmu u obzir interesi članova proizlazi iz opće dužnosti lojalnosti. 6 Ob 47/24s je novija odluka povezana s ovim pravnim stavom.

Prihvatljivost je pitanje konkretnog slučaja. Mjesto u inostranstvu zato nije automatski nevažeće, ali ga ni opća odredba u društvenom ugovoru ne štiti u svakoj situaciji. Važno je da li izabrano mjesto nerazumno otežava učešće ili zastupanje člana.

Poziv mora jasno navesti mjesto, vrijeme i svrhu

§ 38 st. 1 GmbHG traži formu poziva određenu društvenim ugovorom. Između slanja ili posljednje objave i dana skupštine mora proći najmanje sedam dana. Poziv treba precizno označiti mjesto u inostranstvu kako bi član mogao planirati učešće. Hotel, zgrada, prostorija i kontakt za organizaciju treba da budu jasno navedeni.

Prema § 38 st. 2 GmbHG svrha skupštine, odnosno dnevni red, mora biti označena što određenije. Kod planirane izmjene društvenog ugovora mora se navesti njen bitni sadržaj. Udaljeno mjesto ne postaje prihvatljivo samo zato što je dnevni red precizan. Oba pitanja se provjeravaju odvojeno.

OGH u RS0059707 naglašava dokaznu svrhu forme poziva. Pismeni poziv treba da stvori jasnoću o vremenu i mjestu i smanji kasnije sporove o urednom sazivanju. Sačuvajte poziv, kovertu, dokaz slanja i svaku kasniju promjenu mjesta.

Učešće, punomoć i glasanje treba odvojeno evidentirati

Član može učestvovati lično ili preko odgovarajućeg zastupnika. § 39 st. 3 GmbHG dopušta ostvarivanje prava glasa preko punomoćnika, ali traži pismenu punomoć usmjerenu na ostvarivanje tog prava. Teškoće putovanja same po sebi ne uklanjaju potrebu za punomoći, a opće ovlaštenje nije uvijek dovoljno.

Za spor zajedno sačuvajte punomoć, eventualnu podpunomoć, dokaz identiteta, listu prisutnih i konkretno glasanje. Kod brojanja treba zabilježiti koji je osnovni kapital bio zastupljen i kako je predsjedavajući utvrdio rezultat. Provjerite i zakonsku ili ugovornu zabranu glasanja.

Poziv mora članu omogućiti odluku o ličnom učešću ili zastupanju. Ako je mjesto promijenjeno u kratkom roku ili je valjani zastupnik odbijen bez razumljivog razloga, to treba izričito unijeti u zapisnik.

Greška mjesta ne znači uvijek ništavost odluke

Kontrola odluke počinje određivanjem konkretne greške. Mogući su nedostatak ugovorne osnove za mjesto, nejasan ili zakasnjel poziv, nerazumna prepreka učešću, odbijanje valjanog zastupnika ili greška u pravu glasa i brojanju. Svaka mogućnost ima svoje činjenice i pravne posljedice.

§ 41 st. 1 GmbHG predviđa poništenje kada se odluka prema zakonu ili društvenom ugovoru smatra nedonesenom ili kada njen sadržaj krši prinudne propise. Razlika između pobijanja, ništavosti i greške bez odlučujuće posljedice zavisi od konkretnog pitanja. Kontrola zato ne treba da se zaustavi na riječi „inostranstvo“.

OGH u RS0133921 navodi da se pitanja zakonitog ponašanja na skupštini, valjanog glasanja i nastanka odluke rješavaju vremenski ograničenom tužbom prema §§ 41 i dalje GmbHG. § 41 st. 4 GmbHG navodi rok od mjesec dana od dana slanja kopije prema § 40 st. 2 GmbHG. Dan slanja treba odmah zabilježiti.

Kopija odluke i zapisnik prema § 40 GmbHG pokazuju šta je zapisano. Oni ne zamjenjuju provjeru društvenog ugovora i stvarnog toka skupštine. Dokumente sačuvajte u obliku u kojem ste ih primili.

Ovi dokumenti olakšavaju provjeru odluke

Za prvu pravnu procjenu potrebni su potpuni društveni ugovor, poziv, dokaz dostave, tačno mjesto, obavijesti o izmjeni, dnevni red i zapisnik. Korisni mogu biti i putni dokumenti, poruke o prepreci za učešće, punomoći, podpunomoći, lista prisutnih, glasački listići i digitalni podaci o glasanju.

Sastavite hronologiju od slanja poziva do prijema kopije odluke. Zabilježite kada je mjesto u inostranstvu postalo poznato, da li je promijenjeno, kakva je mogućnost učešća ili zastupanja ponuđena, koji su prigovori uneseni i kako je rezultat objavljen.

Ako se odluka već izvršava, kontrolu odluke treba povezati s planiranom mjerom. Kod posla s članom može pomoći članak o zabrani glasanja kod poslova s članom. Ako je tema razrješenje i odgovornost, pogledajte provjeru odluke o razrješenju GmbH.

Za praktičnu dokumentaciju odluke, slanja i zapisnika relevantan je tekst o zapisniku i osiguranju dokaza. Posebna revizija i virtuelna skupština članova su odvojena pitanja i ovdje su navedene samo radi jasnog razgraničenja.

Česta pitanja o mjestu skupštine u inostranstvu